Hvad er et digitalt bogføringssystem?
Ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven (afsnit 2.7) er et digitalt bogføringssystem "en digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere alle deres transaktioner samt opbevare registreringerne og tilhørende bilag, eller som minimum kan opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart". Det er uden betydning, hvordan systemet er opbygget IT-arkitektonisk.
En specialiseret applikation, der kun bogfører en del af virksomhedens transaktioner (vejledningens eksempel er projektstyring), er ikke et bogføringssystem i lovens forstand. Man kan derfor ikke opfylde pligten til digital bogføring ved at bogføre i sådan et system.
Hvem skal bogføre digitalt?
Efter bogføringslovens § 16, stk. 1 skal bogføringspligtige virksomheder (§ 1, stk. 1) i et digitalt bogføringssystem registrere transaktionerne (§ 7, stk. 1) og opbevare registreringerne og de bilag, der dokumenterer dem (§ 9), hvis de enten:
- har pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, eller
- i to på hinanden følgende indkomstår har haft en erhvervsmæssig nettoomsætning på over 300.000 kr.
Se også bogføringspligt og årsrapport.
Ikke-regnskabspligtige virksomheder og 300.000 kr.-grænsen
Ifølge vejledningen (version 3 og afsnit om omsætningsgrænsen) træder kravet i kraft den 1. januar 2026 for virksomheder, der ikke aflægger årsregnskab efter årsregnskabsloven, fx enkeltmandsvirksomheder. Vejledningen fastslår bl.a., at:
- grænsen skal være overskredet i hvert af de to indkomstår — et højt år kan ikke opveje et lavt (500.000 kr. og 200.000 kr. udløser ikke kravet),
- eksisterende virksomheder opgør omsætningen for de to indkomstår lige før 1. januar 2026 (for de fleste 2024 og 2025),
- indkomstårene ikke behøver være fulde (en virksomhed startet 1. marts 2024 kan være omfattet fra 1. januar 2026),
- virksomheder stiftet efter 1. januar 2026 ikke er omfattet fra stiftelsen, selv om de budgetterer med over 300.000 kr.,
- nettoomsætning forstås som i årsregnskabslovens bilag 1, afsnit C, nr. 13. Se nettoomsætning.
For finansielle virksomheder trådte kravet i kraft 1. januar 2026 (vejledningens bilag B).
Registreret og ikke-registreret system
Bogføringsloven skelner mellem to typer (vejledningens afsnit 2.8-2.10):
- Registrerede systemer: Et digitalt standardbogføringssystem, der markedsføres i eller mod Danmark på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen af udbyderen. Systemet skal opfylde tekniske krav til registrering, opbevaring af regnskabsmateriale, IT-sikkerhed og automatisering for at komme på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede systemer.
- Ikke-registrerede systemer (også kaldet specialudviklede), fx egenudviklede, ældre legacy-systemer, systemer tilpasset den enkelte kunde og udenlandske systemer, der ikke markedsføres i Danmark. Her er det virksomhedens eget ansvar, at systemet opfylder lovens og bekendtgørelsernes krav.
Opbevaring af bilag og procedurebeskrivelse
Hvilke bilag der skal opbevares i systemet, er fastsat i bekendtgørelsen om pligt til opbevaring af bilag i et digitalt bogføringssystem (vejledningens afsnit 6.2 og 2.2). Alle bogføringspligtige virksomheder skal desuden udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer (§ 6), uanset om de bogfører i et registreret eller ikke-registreret system. Se bilag.
Registreringerne skal fortsat foretages nøjagtigt og snarest muligt (§ 7, stk. 1), og afstemninger skal foretages efter § 7, stk. 3 og § 11. Se bankafstemning.
Kontrol og bøder
Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at kravet overholdes. Regnskabspligtige virksomheder skal ved indberetning af årsrapporten oplyse, hvilket digitalt bogføringssystem de anvender (afsnit 8.2). Overtrædelse af pligten til at registrere og opbevare digitalt kan straffes med bøde. Vejledningens bødeniveauer for "mindre omfattende" overtrædelser starter ved 10.000-25.000 kr. og for "særligt omfattende" overtrædelser (skærpet bøde) når op til 1-1,5 mio. kr. for den højeste kategori (afsnit 8.4). Normalbilledet er ifølge vejledningen et påbud om at ophøre med overtrædelsen.
Forbehold
Lovteksten på retsinformation.dk er ikke læst direkte; paragrafhenvisningerne stammer fra Erhvervsstyrelsens vejledning (version 5, 5. marts 2026). Bekendtgørelserne om krav til systemerne og om opbevaring af bilag er ikke gennemgået, og der er ikke undersøgt, om de enkelte bødeniveauer i afsnit 8.4 gælder for virksomheder af en bestemt type. Nogle andre kilder angiver 1. juli 2026 som ikrafttrædelsesdato for personligt ejede virksomheder; vejledningen angiver 1. januar 2026, og datoen bør kontrolleres mod lovteksten og bekendtgørelserne i en konkret sag. Dette er ikke rådgivning.